Третий пост на тему “Как жить лучше”, и “лучше” значит заниматься тем, что важно, воплощая желаемое в свершившееся, и главное — ощущая себя при всем этом счастливее, чем это получается делать сегодня. Сегодня о тайм менеджменте — темы, которую затаскали до дыр все, кто только мог. При этом, если у вас имеются в этом сегменте вопросы — есть вероятность, что потраченные 5 минут на чтение текста ниже, могут принести вам ощутимую пользу.
Матрица управления временем
Многие знают про четыре квадранта, каждый из которых содержит список дел, имеющих определенный приоритет. Вот они:
Квадрант 1: Важно и Срочно
Квадрант 2: Важно и Не Срочно
Квадрант 3: Не Важно и Срочно
Квадрант 4: Не Важно и Не Срочно
Помимо того, что таким образом мы можем визуально раскидать все свои дела по заданным приоритетам, мы так же может сделать нечто более важное — воспитать в себе привычку отвечать НЕТ на разные мелочи, чтобы ответить ДА на что-то монументальное.
Последствия смещения приоритетов
Интересен факт, что многие из нас часто ставят во главу угла дела под грифом “Важно и Срочно”, при этом если подумать, что самое главное из всех четырех приоритетов должен быть Квадрант 2 “Важно и Не Срочно”. 2 последних в идеале вообще должны отсутствовать, ибо при их наличии нужно:
а) задуматься о правильности своей жизни
б) делегировать то, что нельзя из нее выбросить
Дело в том, что делая чаще всего то, что важно и срочно, я превращаюсь в ходячий реактор. Я веду РЕактивную жизнь, где мной управляют разного рода дела, которые валяться из всех дыр каждую минуту, день или год. Они могут быть важны, но тот факт что они еще и срочны, ставит меня в постоянную зависимость от происходящего.
Например, я всю жизнь курил, и тут мне бабахают диагноз рака легких. Важно ли это? Конечно. Срочно? Безусловно. В этот момент я бросаю все и начинаю заниматься этой проблемой — диета, химия, смена привычек и тд. потому что теперь, у меня нет выбора, это приоритет номер 1, если я хочу жить. У меня нет времени на рассуждения, попытки и тесты, мне нужно делать что-то действенное и делать сейчас!
Теперь, если я живу во втором Квадранте “Важно и Не Срочно”. У меня есть время, чтобы остановиться и начать размышлять стратегически, задавая себе крайне важные вопросы, как:
Что бы я мог такое делать, что если я буду это делать на регулярной основе, это бы в корне изменило мою жизнь в лучшую сторону?
или
Что бы я мог сделать, чтобы оказать массивное влияние на свою карьеру, личное дело или положение в обществе?
Любой из этих вопросов, способен запустить процесс мыслей, которые могут вывести на цели, затем планы, а потом на регулярные действия, превратившиеся впоследствии в привычки. Эти привычки станут ПРОактивными действиями, которые постепенно сведут к абсолютному минимуму дела в Квадранте 1 “Важно и Срочно”. Моя жизнь перестанет быть одной гигантской реакцией на происходящее и обретет созидательный характер. (Подробнее о Проактивности здесь)
В таком случае, не обязательно, но вполне вероятно, мне не поставят рак легких, ибо я врядли буду курить, так как пойму на ранней стадии, что подобная привычка рано или поздно приведет меня к крайне неприятной проблеме с кодом “Важно и Срочно”.
Когда ты делаешь то, что важно ЗАРАНЕЕ, ты очень часто исключаешь его эскалацию в СРОЧНО. С отсутствием “срочно”, в твою жизнь возвращается контроль, ты снова начинаешь чувствовать руль и вести машину под кодом “судьба” в нужном тебе направлении.
Планировщик задач
Моему планировщику задач следует выглядеть так:
- Интеграция между моей миссией и моими приоритетами. Какова моя миссия? Какие роли я сейчас играю? Соответствует ли одно другому?
- Прописанные роли, которые постоянно на виду. Это помогает получить эффект оката ледяной водой с утра, когда ты пытаешься вписать в свой план какую-то ерунду или что-то навязанное со стороны.
- Дела из Квадранта 2 “Важно и Не Срочно”. Именно здесь стоит фокусировать свои усилия.
- Конкретный план на минимум одну неделю. Хотя бы потому, чтобы видеть зависимость одного дня от другого, ибо очень многие дела сделать в один день просто нереально. Более того, глядя на неделю, а не на день, гораздо проще увидеть прогресс и оценить направление движения.
- Расписание других людей, с которыми предполагаются контакты. Сделать это следует потому, что некоторые дела завязаны не только на мне, но и на ком-то еще, и важно понимать их личное расписание, чтобы не сорвать свои планы позднее.
- Гибкость. Мой планировщик должен позволять мне делать что-то непредвиденное. Например потратить на задачу в 2 раза больше времени, чем планировалось, или поменять порядок выполнения дел.
- Портативность. Мои планы должны быть доступны везде — дома, в автобусе, или на встрече. Соответственно они должны помещаться в карман и в идеале не зависеть от наличия интернета.
Резюме
- Определить что Важно и Не Срочно
- Выписать это на бумагу, телефон, планшет, стену и тд.
- Раскидать все, что я делаю по 4-м квадрантам
- Оценить время, которое идет в каждый из них
- Проанализировать, что я могу в них улучшить
- Понять что следует выбросить, а что делегировать и кому
- Написать цели и роли на следующую неделю, а также специфические действия для каждой цели. Проанализировать сделанное в конце недели.
- Зарезервировать время на подобное планирование каждой недели и принять решение делать это постоянно.